「自分がいないと回らない事務所」から抜け出したい――
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「AI？いや、うちはちょっと……ハードル高いな。」
ご提案に伺ったとき、
この税理士事務所の所長先生は、そう率直におっしゃいました。
ChatGPTを触ったこともない。
スタッフの皆さんも既存の業務ツールは使っていたものの、
新しい仕組みや変化には慎重な空気が漂っていました。
「AIなんて使いこなせない」という声も、事務所内では少なくありませんでした。
「DXが必要だとは思っているんです。でも、何から、どう手をつければいいのか分からなくて……」
そんな中で始まった、コリナイェ導入のお話。
これは、私が実際に訪問・導入フォローに伺った、
とある税理士事務所のリアルなエピソードです。
ナレッジが属人化しすぎて、誰も引き継げない
この事務所では、代表税理士が7～8割のクライアント面談を担当していました。
スタッフはクライアント対応を任されることが少なく、情報共有も不十分。
クライアントからの問い合わせ時、スタッフは内容を把握できておらず、
「確認します」「少々お待ちください」が頻発し、
スムーズな対応ができないケースが目立っていました。
問題となりうるのは、“時間のロス”だけではありません。
クライアントが毎回、確認に時間を要したり、同じ説明を繰り返さなければならない状況が続くと、事務所への信頼低下を招くリスクもあります。
一度「この事務所、大丈夫かな？」と不安を抱かせてしまえば、
継続的な顧問契約の見直しや、他事務所への切り替え検討に繋がる可能性もあります。
今後、安定した事務所経営を続けるためには、誰が対応しても一定水準のサービスを提供できる仕組みが欠かせません。
メモや記録は存在していたものの、
それらは各自の手元にバラバラに散在しており、
「どこに」「誰が」「どのように」記録しているかが統一されていなかったため、
組織全体で活用できる状態には至らず、
結果として、クライアント対応がスムーズに行えない場面が目立っていました。
また、情報が整理・共有されていない状況は、クライアント対応の精度を下げるだけでなく、
社内教育やスタッフ間の連携にも課題が生じていました。
例えば、新人スタッフは何度も同じ質問を繰り返し、
教える側も「また同じことを説明しなければならない」というストレスを抱える――
そんな悪循環も起きていたのです。
この「ナレッジの属人化問題」を解決できなければ、
組織としての成長が止まり、クライアント対応の品質低下に直結するリスクが高まる
ことは明白です。
だからこそ、ナレッジを誰でもアクセスできる形で“資産化”し、
属人化を抜け出す仕組みづくりが急務でした。
現場の負担を増やさないことを、何より大切に
AIツールを導入するとなると、
「ナレッジの属人化」という課題が明確になる中で、
私たちがご提案にあたって最も重視したのは、
現場にとって“無理のない”仕組みであることでした。
- 操作を覚える負担
- 新しいルールやフローへの適応
- 担当者の手間が増える不安
など、現場側の心理的ハードルは決して小さくありません。
だからこそ、コリナイェの導入にあたっては、
次の3つのポイントを大切にしました。
①今やっている業務の流れに、無理なく組み込めること
新しいツール専用の手順を覚えるのではなく、
「いま日々行っている業務の中で、そのまま使える」
ことを最優先に考えました。
例えば、毎日の業務報告や、クライアント対応メモ。
それらをこれまで通り記録していけば、
自動的にナレッジとして蓄積される設計にしています。
②特別な操作研修は不要であること
スタッフ全員にIT研修を受けさせる、
新しい管理画面を覚える――
そんな大がかりな負担は、一切かけない。
操作は、普段使っているチャットツールやメモアプリと同じ感覚。
「ちょっとメモを残す」「質問を投げる」
その程度のアクションで完結します。
③日報やメモを、そのままAIに読み込ませてナレッジ化できること
わざわざAI用に情報を整える必要はありません。
「業務日報」「お客様対応記録」「打ち合わせメモ」など、
普段から存在する資料をそのままAIに渡すだけで、
ナレッジデータとして自動的に整理・活用できる仕組みを作りました。
しかも、情報をきれいに整理し直す必要はありません。
普段使用している日報やメモは、スクリーンショットを撮ってそのままAIに渡すだけでも可能です。
こうした工夫によって、
「新しいツールを導入する負担」を極限まで減らし、
「自然にナレッジが可視化・共有される」流れを作り出すことができるのです。
そして何より、
「これくらいならできる！」「難しいことを頑張らなくても、使える」
そんな安心感を持ってもらうことが、
スタッフ定着と事務所全体の成長には不可欠だと考えています。
最初は不安だった。でも、使ってみたら自然に広がった
導入初日。
スタッフさんたちは、不安そうにされていました。
「これ、どうやって聞くんですか…？」
「ちゃんと答えてくれるんでしょうか？」
AIという未知の存在を前に、
誰もが戸惑いを隠せない様子でした。
無理もありません。
普段からITツールに慣れていない環境で、
突然「AIを使いましょう」と言われても、
不安が先に立つのは当然のことです。
◾️試してみたら、「意外とできた」
そんな中、実際に簡単な操作を試してみることにしました。
- 「昨日の打ち合わせ内容をまとめて」
- 「このクライアントの過去対応を確認して」
するとコリナイェは、
スタッフさんの指示に即座に反応し、
必要な情報を分かりやすく整理して返してきたのです。
その瞬間、
「えっ、こんなに簡単に答えてくれるんだ」
という、
驚きと小さな安堵が、現場に広がりました。
◾️1週間後には、自然に使いこなすスタッフさんたち
導入から1週間。
最初は恐る恐る触っていたスタッフさんたちが、
気づけば自然にコリナイェを活用し始めていました。
- 日報を入力したら、その流れでAIに情報を整理させる
- 過去案件について、必要なときにすぐAIに問い合わせる
- 新たな質問パターンを見つけると、自らコリナイェに教え、育てていく
誰かに強制されたわけではありません。
マニュアルに沿って無理に覚えたわけでもありません。
「便利だから、使う」
「答えてくれるから、頼る」
そんなごく自然な流れで、
コリナイェはスタッフの一員のような存在になっていったのです。
◾️成功の鍵は、「上手に聞く」ことを覚えたこと
この変化の裏には、
大きな気づきがありました。
それは、
「上手に聞かないと、AIも上手に答えられない」
という感覚を、スタッフさんたちが自然に身につけていったこと。
質問を整理して投げる。
伝えたいポイントを明確にする。
分からないことを小さな単位で聞いていく。
そんな、小さな工夫の積み重ねが、
AIとのコミュニケーション精度を高め、
現場に定着していく大きな原動力になったのです。
「自然に使いこなす」流れが生まれたのは、
- 簡単に試せる環境
- 小さな成功体験の積み重ね
- 「上手に聞く」感覚の育成
この3つが揃ったからでした。
「できるかどうか」ではなく、「やってみたら、できた」
その体験こそが、コリナイェ定着の第一歩だったのです。
情報共有が変わると、組織の空気も変わった
コリナイェの導入からしばらく経ったある日、
スタッフさんのこんな言葉が印象的でした。
「毎回『これって前どうしてたっけ？』って聞くの、気まずかったんですよね……」
同じことを何度も聞かなければならない。
忙しい先輩や上司の手を止めてしまう。
そうした小さな“気まずさ”や“申し訳なさ”が、
実は現場のストレスになっていたのです。
◾️AIだからこそ、頼れる場面があった
「でも、コリナイェに聞いたら、誰にも気を使わずに答えが出てくるんです。」
そう話してくれたスタッフさんの表情は、
どこかホッとしたような、
少し自信を取り戻したような感じでした。
- 人に聞きづらいことほど、AIは頼りやすい
- 忙しそうな上司に遠慮する必要がない
- 何度聞いても、AIは嫌な顔をしない（←これ大事！！）
これは、導入前には想像もしていなかった、
現場ならではの大きな気づきでした。
◾️情報共有が変わると、組織の空気も変わった
コリナイェを介して情報を共有できるようになったことで、
事務所の空気は少しずつ、確実に変わっていきました。
- 日報や会議だけではカバーしきれなかった細かな情報が、
「すぐに、誰でもアクセスできる状態」に整備されてきたこと - スタッフ間の「聞く・答える」の負担が減り、
自然な連携やフォローが生まれるようになったこと
情報がオープンになることで、
誰かだけに頼る必要がなくなり、
スタッフ一人ひとりが主体的に動ける空気が生まれてきたのです。
◾️結果として、現場に起きた変化
- クライアント対応のスピードが向上
→ 必要な情報をすぐに引き出せるので、対応が早くなった - 回答の精度・一貫性がアップ
→ どのスタッフでも、一定水準の説明・対応ができるようになった - 代表税理士が細かな対応から徐々に手を離せるようになった
→ 本来注力すべきコア業務に集中できる体制が整ってきた
そして何より、
「〇〇さんじゃないと分からない」
そんな属人化した環境は、確実に改善されつつあります。
情報共有の仕組みが変わると、
- 現場のストレスが減り、
- チームの空気が変わり、
- 事務所全体のパフォーマンスが上がる
コリナイェは、ただの業務効率化ツールではありません。
組織に新しい「信頼の形」を育てるツールでもあるのです。
なぜ、この事務所はAI導入に成功できたのか
コリナイェの導入がここまでスムーズに、
そして自然に現場に根付いたのには、
理由があります。
それは、スタッフの皆さんに特別なITスキルがあったから――ではありません。
- PC操作が得意だったわけでもない
- 最初からAIを積極的に使いこなしていたわけでもない
むしろ、
「未知のもの」への不安や戸惑いを抱えながらのスタートだったのです。
◾️現場の流れを崩さなかったこと
導入にあたり、
私たちが最も大切にしたのは、
「今、現場で自然に行われている業務の流れを壊さない」ことでした。
無理に新しいルールを押し付けない。
特別な操作を覚えさせない。
普段の業務報告やメモの延長線上に、
コリナイェの活用をそっと組み込む。
このアプローチによって、
現場に余計なストレスをかけることなく、
自然にツールが馴染んでいったのです。
◾️最初の1ヶ月にしっかり寄り添ったこと
そして、導入初期。
特に最初の1ヶ月間をどう過ごすかが、
成功を大きく左右しました。
- 些細な疑問にもすぐに対応する
- 使い方のコツを一緒に試す
- うまくいかないときも「大丈夫」と声をかける
「分からないからやめる」を防ぐために、
小さな成功体験を一緒に積み重ねるサポートを徹底しました。
この寄り添いがあったからこそ、
スタッフさんたちは安心して新しいツールにチャレンジできたのだと思います。
◾️スタッフ一人ひとりが「育てる」という意識を持ったこと
さらに、
単に「使う」のではなく、「育てる」という感覚をスタッフさんたちが自然に持てたこと。
- 「こういう聞き方をしたら、もっと答えやすいかも」
- 「こういう情報も覚えさせておこう」
- 「新しいパターンを追加してみよう」
そんなふうに、
自分たちの業務に合わせてコリナイェを育てていく意識が、
現場全体に広がっていきました。
ツールを「支給されたもの」として受け身で使うのではなく、
「仲間として一緒に成長させる」感覚を持てたことが、
最大の成功要因だったと感じています。
- 現場の自然な流れを尊重したこと
- 導入初期に寄り添い続けたこと
- スタッフ一人ひとりが主体的に「育てる」意識を持ったこと
この3つが揃ったからこそ、
コリナイェは単なるAIツールではなく、
事務所の一員として、信頼される存在へと育っていったのです。
「できるかどうか」ではなく、「一緒に育てていく」
今回の税理士事務所のように、
「AIなんてハードル高そう」
最初にそう言っていた税理士事務所が、
今では自然に、そして当たり前のように、
コリナイェを使いこなしています。
特別なことをしたわけではありません。
高度なスキルや、難しい研修も必要ありませんでした。
ただ、
“現場に合わせた形”で小さく始めた。
そして、
最初の一歩をサポートした。
その積み重ねが、
スタッフ一人ひとりに
「これならできる」「使えるかもしれない」
という実感を育てたのです。
コリナイェは、難しいAIツールではありません。
あなたの業務に寄り添い、
“自社専用に育てていけるAI”です。
最初から完璧を目指さなくても大丈夫。
上手に使いこなす必要もありません。
できるところから、できる範囲で
少しずつ、一緒に育てていく
そんな感覚で、
あなたの事務所の一員として、コリナイェを迎えてみませんか？
「うちはAIを使いこなせないかも」と思っていた事務所が、
少しずつ育てながら自然に使いこなせるようになった――
そんな成功体験を、あなたの事務所でも。
まずは、気軽な一歩から！